聽領(lǐng)導(dǎo)安排
對于每個月的會議安排，首先先聽領(lǐng)導(dǎo)安排，聽清楚領(lǐng)導(dǎo)說的哪些會議是需要在組織的，需要在什么時間進(jìn)行，需要通知哪些人參加會議，對于這些進(jìn)行記錄，并且根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求，提前準(zhǔn)備好相關(guān)的會議室以及通知與之相關(guān)的工作人員參加會議。
會議主題
雖然每個月有大大小小幾十場會議，但是對于組織會議的人員，要搞清楚，每個會議的主題，這樣在組織會議時，能夠提前得知相關(guān)的信息，提前準(zhǔn)備好相關(guān)的會議資料，并且提前通知到參加會議的每個人。
會議的相關(guān)準(zhǔn)備
會議公司認(rèn)為對于不同的會議所需要準(zhǔn)備的東西是不同的，有的會議需要使用到一些輔助的設(shè)備，而有的會議則不需要，因此在準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料時，要跟會議的主持人確定好是否需要準(zhǔn)備相關(guān)的會議輔助設(shè)備，這樣在開會時才不會手忙腳亂。
下發(fā)會議通知
在將相關(guān)的會議東西都準(zhǔn)備好之后，預(yù)訂好會議場地，并且與參會人員進(jìn)行交流之后，接下來就是下發(fā)會議通知了。對于已經(jīng)確定好的參加會議的人員，編寫會議通知，并且通過郵件或者公告的形式通知到參會人員，如果參會人員臨時發(fā)生變化，會議公司也提醒一定要提前通知相關(guān)的變化。
