一個會議公司負責會議策劃的人，在做策劃的時候，先要明白會議策劃的大體流程。一個專業(yè)的會議策劃，首先要預約會場。這個會議要在哪里舉辦，酒店還是會場還是會議室，首先要想好，想好之后要與相關人員預約登記。同時要注意，是否有分會場，分會場的地點和主會場的排布都是要注意的問題。
預約好會場之后，就要對會場進行布置。應該根據(jù)會議的具體情況來進行會場的布置。包括會場的布局、會場的設備(音響設備、茶水等)準備以及設備擺放的位置，都應該提前布置好。同時在進行過程中要注意相關材料的印刷制作，比如宣傳冊等宣傳產(chǎn)品以及相關會議資料準備。
這一系列過程策劃完成，還要考慮參加會議人員的接送、住宿、以及就餐情況?？紤]參加會議人員是否需要派專人接送，在機場、火車站還是在高鐵站接送;考慮住宿在酒店或者其他地方，這些提前做好準備沒有;還要考慮參加會議人員就餐在哪里，甚至要考慮參加會議人員的業(yè)余閑暇時間的安排，是自由安排還是集體活動。
當然，并不是所有的問題都要考慮，比如會議進行半天的時候可以不用考慮參會人員住宿問題。一般來說，會議進行一個小時也不需要考慮參會人員的就餐問題。一個專業(yè)的會議公司在進行會議策劃時，所要注意的事項比本文所寫多得多，往往會出現(xiàn)很多臨場問題。只能在精心準備的前提下，臨場發(fā)揮了。
