很多大型企業(yè)公司都會(huì)定期舉行各種活動(dòng),目的主要是為了展示自身的優(yōu)勢(shì)和形象,當(dāng)然活動(dòng)背后都是有專業(yè)的公司策劃的,但是活動(dòng)執(zhí)行時(shí)也會(huì)有突發(fā)事件,下面為大家介紹一下開(kāi)辦大型活動(dòng)策劃有哪些注意點(diǎn)和活動(dòng)執(zhí)行時(shí)突發(fā)事件怎么處理!
一、開(kāi)辦大型活動(dòng)策劃有哪些注意點(diǎn)
1、需要注意相關(guān)前期準(zhǔn)備工作
大型會(huì)議舉辦前,先要確定會(huì)議的舉辦時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)的人員安排等等.需要提前準(zhǔn)備好請(qǐng)柬,提前進(jìn)行邀請(qǐng).這是因?yàn)榇笮蜁?huì)議活動(dòng)的重要性較高,一般都是邀請(qǐng)比較重要的人員參加,需要提前邀請(qǐng),一般要提前一個(gè)月以上就邀請(qǐng).
2、準(zhǔn)備好會(huì)議會(huì)場(chǎng)的布置工作和其他所需物品的準(zhǔn)備工作
大型會(huì)議活動(dòng)的布置要注意很多細(xì)節(jié)的因素.布置要簡(jiǎn)單,又要上檔次.準(zhǔn)備出息會(huì)議的人員名單,安排專人負(fù)責(zé)簽到都是必要的.
3、大型會(huì)議活動(dòng)一定要維持好現(xiàn)場(chǎng)的秩序,并且能夠做好相關(guān)的服務(wù)工作
在會(huì)議之前還需要準(zhǔn)備好相關(guān)會(huì)議的內(nèi)容、文件,有的需要準(zhǔn)備好PPT進(jìn)行講解.一項(xiàng)議程一頁(yè)P(yáng)PT,字體大一點(diǎn),可適當(dāng)配相關(guān)圖片,配合主持人介紹時(shí)播放議程PPT,注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異,字體顏色和背景色間的對(duì)比可能需要調(diào)整.
4、議結(jié)束后清點(diǎn)物資并整理干凈后才能離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng),以免遺失所帶的物資
活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)該主動(dòng)及時(shí)將新聞稿、照片和活動(dòng)總結(jié)發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人,并在BBS研會(huì)版上發(fā)貼總結(jié)并虛心聽(tīng)取大家意見(jiàn).
二、活動(dòng)執(zhí)行時(shí)突發(fā)事件怎么處理
1、設(shè)備故障
在活動(dòng)上演過(guò)程偶爾會(huì)遇到設(shè)備故障和電力中斷的情況,特別是一些中小型的活動(dòng),由于設(shè)備不夠?qū)I(yè)而出現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備故障,特別是音響系統(tǒng)出現(xiàn)故障率.一套大型的專業(yè)級(jí)的音響系統(tǒng)的投入少則好幾百萬(wàn),大則上千萬(wàn)的都有,這樣的專業(yè)設(shè)備只要有專業(yè)人士在現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)使用通常保險(xiǎn)系數(shù)極高.
電力中斷音響活動(dòng)上演的事件也常有發(fā)生,由于現(xiàn)場(chǎng)電力線路架設(shè)不規(guī)范,或由于觀眾現(xiàn)場(chǎng)踩踏等原因?qū)е戮€路受損的電力中斷.解決電力中斷的辦法通常是在活動(dòng)上演前需要準(zhǔn)備供電車(chē),并同晚會(huì)的設(shè)備系統(tǒng)相連,一旦出現(xiàn)電力中斷可以及時(shí)啟動(dòng)供電車(chē)的供電系統(tǒng).
2、氣候突變
大型活動(dòng)的舉辦較怕現(xiàn)場(chǎng)突然刮風(fēng)下雨,氣候變化引起的突發(fā)事件小則可能使現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)混亂,大則可能出現(xiàn)安全事故,比如因下雨導(dǎo)致的現(xiàn)場(chǎng)線路漏電,因刮風(fēng)導(dǎo)致舞臺(tái)及燈光架坍塌等重大事故.這就需要在活動(dòng)前有足夠的準(zhǔn)備.
對(duì)于任何一場(chǎng)活動(dòng),專業(yè)的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司都會(huì)都防范風(fēng)雨天氣的措施,比如對(duì)燈光、音響、電視錄制設(shè)備等進(jìn)行防雨處理,對(duì)燈光架進(jìn)行加固.同時(shí)需要仔細(xì)查看歷史天文資料及仔細(xì)留意近期天氣預(yù)報(bào).
3、因嘉賓及演員臨時(shí)缺席導(dǎo)致的節(jié)目流程更改
大型節(jié)慶的嘉賓和演員通常是不到較后一刻很難較終確定,出席嘉賓的更改可能衍生出一系列的節(jié)目流程問(wèn)題.同樣演員也可能因?yàn)楹桨嗟仍驘o(wú)法趕到節(jié)目現(xiàn)場(chǎng),這樣便需要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的流程、音樂(lè)、燈光進(jìn)行重新調(diào)整,因?yàn)榇笮屯頃?huì)的音樂(lè)燈光都是實(shí)現(xiàn)通過(guò)電腦預(yù)設(shè)了程序的.
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